La facture électronique en Allemagne : Ce que les entrepreneurs doivent savoir
À partir de l’année prochaine (2025), les entreprises et les travailleurs indépendants en Allemagne devront faire face à des changements significatifs dans leurs processus de facturation. L’introduction de la facture électronique (E-Rechnung) deviendra progressivement obligatoire, affectant aussi bien les grandes entreprises que les petites entreprises et les indépendants. Cette réforme vise à faciliter la gestion des factures en les rendant plus efficaces et conformes aux normes fiscales.
- Qu’est-ce la facture électronique ?
La facture électronique ne se limite pas à un simple fichier PDF comme ceux que beaucoup utilisent déjà pour envoyer des factures. Il s’agit d’une facture numérique entièrement automatisée, traitée sous un format structuré. En Allemagne, deux formats principaux existent pour la facture électronique : XRechnung et ZUGFeRD.
- XRechnung : C’est un format strictement structuré en XML, déjà utilisé pour les échanges avec les administrations publiques, conformément à la directive européenne 2014/55/UE.
- ZUGFeRD : Ce format hybride combine des données structurées (XML) et une version lisible par l’humain sous forme de PDF. Ce format est plus souple et est largement utilisé dans le secteur B2B.
- Qui est concerné par cette nouvelle obligation ?
À partir du 1er janvier 2025, toutes les entreprises en Allemagne, quelle que soit leur taille ou leur statut, devront être en mesure de recevoir et traiter des factures électroniques, qu’elles travaillent dans le secteur public (B2G) ou avec d’autres entreprises (B2B). Cela concerne aussi bien les grandes entreprises que les freelancers, indépendants ou petites structures.
D’ici 2028, l’utilisation de factures papier sera totalement interdite, sauf pour les petites transactions de moins de 250 euros ou certaines exceptions comme les associations à but non lucratif.
- Comment s’y préparer ?
Pour les entreprises et les indépendants, il est crucial de se préparer à ces nouvelles exigences. Cela signifie qu’il faudra adopter des outils et des logiciels capables de traiter les formats de facture électronique (XRechnung et ZUGFeRD). Des solutions gratuites comme Wiso Mein Büro Free, ou des logiciels spécialisés comme Accountable ou Datev, permettent déjà de créer et de traiter des factures électroniques conformes aux normes.
Outre la réception, il sera essentiel de stocker ces factures de manière conforme à la législation, en garantissant leur intégrité et leur traçabilité pour des éventuels contrôles fiscaux.
- Les avantages de la facture électronique
Bien que cette transition puisse sembler complexe, elle apporte des avantages significatifs. La facture électronique réduit le risque d’erreurs humaines, facilite le traitement automatisé des données, et améliore la traçabilité et la conformité fiscale. De plus, elle pourrait simplifier la gestion de la TVA, avec des processus potentiellement entièrement automatisés dans le futur.
- Conclusion
La facture électronique représente un changement important dans la manière dont les entreprises et les indépendants gèrent leurs factures en Allemagne. Bien qu’elle devienne progressivement obligatoire à partir de 2025, il est judicieux pour les entreprises de s’y préparer dès maintenant en adoptant des solutions numériques adaptées. C’est un pas vers la modernisation et la simplification des processus administratifs, mais il reste des défis à relever, notamment en termes de formation et d’adaptation aux nouveaux outils.
