1. Contexte du litige
La demanderesse travaille comme vendeuse pour une entreprise de vente au détail. Selon un accord d’entreprise au niveau du groupe, tous les documents du personnel, y compris les bulletins de paie, sont désormais mis à disposition par un prestataire externe dans un coffre-fort numérique. Les employés peuvent y accéder en ligne grâce à un mot de passe. Pour ceux qui n’ont pas de terminal privé, l’employeur doit permettre l’impression ou la consultation sur le lieu de travail.
L’entreprise, sur cette base, a cessé, à partir de mars 2022, d’envoyer les bulletins de paie sur papier. La salariée refusait ce changement et réclamait que les documents continuent de lui être remis en format papier. Le tribunal régional du travail (LAG) a donné raison à la salariée.
2. Décision du Bundesarbeitsgericht
Le Bundesarbeitsgericht a annulé la décision du LAG et a renvoyé l’affaire pour nouvel examen. Selon le BAG, le fait de mettre un bulletin de paie dans un coffre-fort numérique respecte en principe les exigences légales (§ 108, alinéa 1 phrase 1 de la GewO) concernant la “forme textuelle”. Cela signifie que l’employeur n’est généralement pas obligé d’envoyer physiquement le bulletin, dès lors qu’il le rend disponible électroniquement.
Le tribunal a souligné que le devoir de remettre le bulletin de paie est considéré comme une “obligation de mise à disposition”. L’employeur n’est donc responsable que du fait de mettre le document à la disposition du salarié, pas de son accès effectif par ce dernier.
3. Conditions à respecter pour la version électronique
Toutefois, l’employeur doit tenir compte des intérêts légitimes des salariés qui ne disposent pas d’un accès privé en ligne. L’accord d’entreprise concerné prévoit donc la possibilité d’imprimer ou de consulter les documents sur le lieu de travail pour ces cas. Le BAG estime que cette solution n’est pas une atteinte excessive aux droits des salariés.
4. Le point restant à éclaircir
Malgré tout, le BAG n’a pas pu trancher définitivement, car il manque actuellement des informations pour savoir si l’introduction et la gestion du coffre-fort numérique relèvent effectivement de la compétence du comité d’entreprise du groupe. L’affaire est donc renvoyée au tribunal d’instance pour complément d’instruction.
5. Conclusion
Le Bundesarbeitsgericht clarifie que, en principe, la remise électronique du bulletin de paie à travers un coffre-fort numérique est conforme à la loi allemande, à condition que les salariés puissent accéder facilement à leurs documents, y compris au travail s’ils n’ont pas d’ordinateur à la maison. Cependant, certains détails organisationnels doivent encore être précisés par le tribunal compétent.